Als Veranstalter von Club-Events für klassische Autos habe ich im Lauf der Jahre gelernt: gutes Gelingen steht und fällt mit der Vorbereitung. In diesem Beitrag teile ich meine Praxis-Tipps zur Planung der Route, zur Absicherung durch Versicherungen und zur Parklogistik — aus der Perspektive eines Schraubers und Veranstalters, der selbst schon mehr als einmal mitten auf der Strecke improvisieren musste.
Die Idee und das Ziel definieren
Bevor ich eine Route skizziere oder Parkflächen buche, frage ich mich: Was soll das Event sein? Soll es eine gemütliche Ausfahrt mit Mittagspause, eine Orientierungstour oder ein Treffen mit Show & Shine werden? Je klarer das Ziel, desto einfacher sind die weiteren Entscheidungen.
Für eine Ausfahrt plane ich in der Regel eine Strecke von 60–150 km mit einer moderaten Durchschnittsgeschwindigkeit. Für reinen Treffcharakter oder Rallyeformaten variiert das natürlich.
Routenplanung: Wege, Pausen und Erlebnis
Gute Routenplanung beginnt mit Karten und Vor-Ort-Fahrten. Ich nutze Kombinationen aus Google Maps, Komoot und klassischen Papierkarten — besonders bei historischen Strecken oder kleinen Landstraßen ist die lokale Kenntnis oft entscheidend.
Wichtige Punkte für die Route:
- Sichtbare und kurvenreiche Abschnitte: Klassiker kommen besonders auf schönen Landstraßen zur Geltung — aber niemals auf Kosten der Sicherheit.
- Pausenorte mit Infrastruktur: Ein Hofcafé, ein Parkplatz an einem Aussichtspunkt oder ein Restaurant mit Platz für Fahrzeuge sind ideal.
- Tankmöglichkeiten: Besonders wichtig bei größeren Treffen — klassische Autos verbrauchen unterschiedlich, also plane Tanken ein.
- Notausstieg und Umfahrung: Für jeden Abschnitt sollte es eine Ausweichroute geben, falls ein Teil gesperrt ist.
Ich fahre die Route mindestens einmal vor dem Event komplett ab — am besten zu unterschiedlichen Tageszeiten, um Baustellen, Lichtverhältnisse und Verkehrsaufkommen zu prüfen.
Genehmigungen und Kommunikation mit Behörden
Je nach Größe der Veranstaltung brauchst du Genehmigungen. Für eine kleinere Ausfahrt mit 10–20 Fahrzeugen reicht meist eine Anmeldung beim Ordnungsamt und ein kurzes Gespräch mit der Polizei. Bei größeren Events, gesperrten Straßen oder Parkflächen muss formell beantragt werden.
Meine Vorgehensweise:
- Frühzeitige Kontaktaufnahme (mind. 8–12 Wochen vorher) mit Gemeinde, Ordnungsamt und Polizei.
- Schriftliche Bestätigung von genehmigten Treffpunkten und Parkflächen einholen.
- Absprache mit Straßenmeisterei, falls Landstraßen betroffen sind.
Versicherung: Was nötig ist und worauf achten
Versicherung ist ein häufig unterschätzter Aspekt. Bei Clubausfahrten gilt: private Kfz-Haftpflicht deckt Schäden am Fahrzeug des Teilnehmers, aber nicht unbedingt Schäden Dritter durch organisatorisches Versagen.
Das solltest du versichern oder klären:
- Veranstalter-Haftpflichtversicherung: Deckt Personen- und Sachschäden ab, die durch die Organisation entstehen (z. B. falsche Beschilderung, Parkkollisionen).
- Zusatzversicherung für Teilnehmer: Manche Clubs bieten eine Veranstalter-Fahrtenversicherung oder Unfallversicherung an.
- Versicherung der Flächen: Bei gemieteten Parkflächen prüfen, ob Haftpflicht durch den Eigentümer besteht oder du diese nachbuchen musst.
- Rechtsschutz: Für Streitfälle mit Teilnehmern oder Grundstücksbesitzern kann eine Rechtsschutzversicherung sinnvoll sein.
Ich arbeite gerne mit spezialisierten Anbietern für Oldtimer-Events zusammen — einige Versicherer bieten Paketlösungen für Veranstaltungen an. Hol dir mehrere Angebote ein und lass die Police von jemandem prüfen, der Veranstaltungsrecht kennt.
Teilnehmer-Management und rechtliche Hinweise
Eine strukturierte Anmeldung spart Nerven: Online-Formulare mit Angabe von Fahrzeugdaten, Kontaktdaten, Notfallkontakt und einer kurzen Bestätigung, dass das Fahrzeug verkehrssicher ist, sind sinnvoll.
Wichtig ist außerdem ein Teilnahmeformular mit Haftungsausschluss und Ordnungshinweisen. Ein kurzer Aushang oder eine E-Mail mit Verhaltensregeln — z. B. Parkordnung, Müllentsorgung, Motordrehzahlbegrenzung beim Treffplatz — schafft klare Erwartungen.
Parklogistik: Layout, Beschilderung und Einweisung
Parken ist das Herzstück eines Clubtreffens. Mein Standardablauf:
- Vorausplanung des Parklayouts: Stellplätze nummerieren, Ein- und Ausfahrt definieren, Bereiche für Show Cars, Anreise/Abreise und Händler abgrenzen.
- Breite der Fahrgassen: Mindestens 5–6 m bei beengten Fahrzeugen, eher mehr, wenn viele Zuschauer erwartet werden.
- Beschilderung und Absperrmaterial: Mobile Verkehrsschilder, Pylonen, Absperrbänder und Hinweisschilder reichen oft nicht aus — reflektierende Schilder für Abendveranstaltungen sind Pflicht.
- Einweiser und Ordner: Ich setze erfahrene Mitglieder als Marshal ein, die mit Funkgeräten ausgestattet sind. Gut sichtbare Warnwesten und klare Kommunikationsregeln sind unverzichtbar.
Ein einfaches Parklayout-Template hilft bei der Abstimmung mit dem Eigentümer der Fläche. Unten ein kleines Beispiel:
| Bereich | Funktion | Kapazität |
|---|---|---|
| Haupteingang | Anmeldung & Begrüßung | 2 Tische, 2 Personen |
| Show & Shine | Ausstellungsfläche | 50 Fahrzeuge |
| Markt & Catering | Verkaufsstände, Essen | 10 Stände |
| Ausfahrt-Zone | Aufstellbereich für Start | 20 Fahrzeuge |
Sicherheit vor Ort: Sanitäter, Brandschutz und Abstand
Je nach Größe ist ein Rettungsdienst oder zumindest ein Sanitätsdienst empfehlenswert. Feuerlöscher an mehreren Punkten, klare Rettungswege und ein abgesperrter Bereich für Vorführungen schützen dich vor großem Ärger.
Ich achte auch auf Abstände zwischen Fahrzeugen — Benzin- und Batteriefach sollten nicht direkt nebeneinander sein, um Brand- und Funkenrisiken zu minimieren.
Kommunikation am Event: Funk, Schilder und Ansagen
Gute Kommunikation mit dem Team ist das A und O. Ich nutze Handfunkgeräte (PMR oder Lizenzfunk, je nach Bedarf) für Marshals und Teamleitung. Öffentliche Durchsagen morgens und zum Start informieren Teilnehmer und reduzieren Chaos.
Für Teilnehmer sende ich vorab eine "What3Words"-Position für Treffpunkt, eine Anfahrtsbeschreibung und Parkhinweise per E-Mail — das erspart viele Anrufe am Morgen des Events.
Catering, Versorgungsinfrastruktur und Entsorgung
Gastronomie macht ein Event rund: lokale Caterer oder Foodtrucks schaffen Atmosphäre. Denke an Trinkwasser, Toiletten (je nach Größe Miettoiletten) und Müllkonzept — Recycling-Stationen kommen gut an.
Mein Tipp: Biete Frühstücksangebote für frühe Anreisende und arrange für Mittag eine feste Pause von mindestens 45–60 Minuten, damit Teilnehmer entspannen und die Strecke nicht in Stress ausartet.
Last-Minute-Checkliste
- Genehmigungen schriftlich vorliegen
- Versicherungen geprüft und Policen verfügbar
- Route mindestens einmal befahren
- Parklayout und Marshals eingeteilt
- Sanitäts- und Brandschutzkonzept vorhanden
- Kommunikationsmittel (Funk, Handys, Listen) bereit
- Teilnehmer-Info-Mail mit Treffpunkt & Regeln versandt
Ein gut organisiertes Club-Event lebt von Vorbereitung, klaren Regeln und einem engagierten Team. Wenn du diese Punkte beherzigst, steht einem entspannten, stimmungsvollen Treffen mit deinen Klassikern kaum etwas im Weg. Wenn du magst, sende mir deine geplante Route oder Parkskizze — ich werfe gern einen Blick darauf.
